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  • Indemnités pour séjour à l’étranger: publication des montants à partir du 6 juillet 2018

    Chaque année, une liste avec les montants des indemnités forfaitaires journalières pour séjour à l’étranger qui sont octroyées aux fonctionnaires du SPF Affaires étrangères est publiée au Moniteur belge. L’année passée, cependant, deux listes avaient été publiées.

    Cette liste fait parfois une distinction entre le niveau de prix dans la capitale ou les autres villes importantes et le reste du pays.

    Le 6 juillet 2018, une nouvelle liste de montants, applicable à partir de la date de la publication, c’est-à-dire le 6 juillet 2018, a été publiée au Moniteur belge.

    Pour un certain nombre de destinations, il existe une différence entre les indemnités de séjour forfaitaires qui figuraient sur la liste précédente et celles de la nouvelle liste. Quelques ajustements ont également été effectués en ce qui concerne les destinations et des nouvelles destinations y ont été ajoutées.

    Dans le secteur privé, vous pouvez également appliquer ces montants pour les travailleurs que vous envoyez temporairement à l’étranger dans le cadre du travail. Vous pouvez rembourser les frais qu’ils y supportent de façon forfaitaire. Vous ne devez donc pas présenter des preuves pour les frais supportés, à condition que vous ne remboursiez pas plus que le montant repris dans la liste des pays.

    Depuis le 10 octobre 2013, le fisc fait distinction entre des voyages professionnels de plus de 30 jours calendrier ou moins de 30 jours calendrier.

     

    1. Voyages professionnels de 30 jours calendrier au maximum

    Par « voyage professionnel à l’étranger » il faut entendre: « une mission de courte durée à l’étranger en service effectif ou à la demande de l’employeur ou de l’entreprise pour laquelle vous êtes travailleur ou directeur ». Toutefois, les périodes de « prolongations de voyage » volontairement faites par l’assujetti, ne sont pas considérées comme voyage professionnel.

    Par “courte durée” il faut entendre : un voyage professionnel de 30 jours calendrier au maximum. Au cas où la période de 30 jours est dépassée, seul le remboursement de frais justifiés par des preuves peut être considéré comme un frais propre à l’employeur.

    En outre, les montants forfaitaires ne peuvent être utilisés que pour le remboursement des frais de travailleurs et directeurs qui exercent leurs activités professionnelles dans des conditions comparables à celles des fonctionnaires de la « carrière de l’administration » du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (catégorie 1).

    Il faut donc qu’il s’agisse de travailleurs et directeurs qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et qui dans ce cadre font des voyages professionnels à l’étranger une fois, occasionnellement ou même régulièrement. Les travailleurs ou directeurs pour qui les déplacements de et vers l’étranger font parties de leur activité professionnelle habituelle journalière, ne ressortent pas de ce champ d’application. Pour ces derniers, les voyages à l’étranger ne sont pas considérés comme des voyages professionnels.

    Pour le secteur du transport un régime spécifique est d’application.

    Dans le tableau des pays une distinction est faite entre les indemnités forfaitaires journalières et les indemnités de logement :

    • Indemnités forfaitaires journalières

    Ces montants recouvrent le remboursement des frais de repas et des autres petites dépenses (transport local, collations, …). Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou voyage vers et de l’étranger.

    Un montant forfaitaire général de minimum 37,18 euro est d’application.  Ce montant peut donc être appliqué à tout moment pour les pays pour lesquels un montant moins élevé serait fixé dans la liste des pays.

    Le forfait complet ne peut être payé complètement que dans les cas suivants :

    1. Pour chaque jour d’absence (= jour entre 2 nuitées pendant le voyage professionnel)
    2. Pour des voyages professionnels avec départ et retour endéans le même jour avec une absence d’au moins 10 heures:
    3. La durée de tels voyages professionnels doit être calculée sur base de l’absence du travailleur ou directeur de son poste de travail fixe jusqu’à l’heure de retour;
    4. Au cas où l’absence est de moins de 10 heures, seul le remboursement des frais qui sont justifiés par des preuves de paiement, sera considéré comme un remboursement de frais propres de l’employeur.

    Au cas où vous remboursez également les frais de logement et que ceux-ci comprennent également les dépenses pour repas ou petites dépenses, le montant forfaitaire doit être réduit comme suit:

    • 15% si le petit déjeuner est compris dans les frais de logement;
    • 35% pour le diner;
    • 45% pour le souper;
    • 5% pour des petites dépenses.

    Pour des voyages de plus de 24 heures, l’indemnité journalière pour les jours de départ et retour sont considérés comme frais propres de l’employeur ou de l’entreprise pour la moitié.

    Les réductions susmentionnées ne doivent pas être appliquées à la demi-indemnité journalière.

     

    • Indemnités de logement

    Il s’agit des indemnités pour le logement ou la nuitée. Toutefois, le fisc ne permet pas que ces forfaits soient utilisés sans preuve. Les frais d’hôtel et autres frais de voyage ne peuvent être remboursés que moyennant justificatifs.

     

    1. Des voyages professionnels de plus de 30 jours calendrier

    Depuis le 10 octobre 2013, des indemnités de frais peuvent également être octroyées pour des voyages professionnels de plus de 30 jours calendrier.

    Dans ce cas il faut tenir compte des conditions suivantes :

    • Les indemnités ne peuvent être payées que pour des voyages professionnels à l’étranger de plus de 30 jours calendrier jusqu’à une période maximum de 24 mois;
    • Le paiement des indemnités forfaitaires doit cesser dès que le travailleur ou le directeur concerné établit sa résidence à l’étranger;
    • Le tableau que l’employeur doit consulter à ce sujet, est celui pour « catégorie 2: les agents expatriés ».

     

     

    Source: A.M. du 2 juillet 2018 portant l’établissement d’indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, M.B. 6 juillet 2018.

     

    Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus d’informations à propos de cet article, contactez notre service juridique.

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